MENANGANI KEDATANGAN DAN KEBERANGKATAN TAMU
A. Persiapan
Sebelum memulai pekerjaan pada awal shift, setiap porter (bellboy) harus melakukan persiapan meliputi
- Membaca Log Book untuk menindak lanjuti pekerjaan shift sebelumnya. Log Book adalah buku catatan kejadian yang telah dicatat oleh shift sebelumnya.
- Membaca daftar tamu tiba dan berangkat (Today’s Arrival List, Today’s Departure List, Group List and VIP List).
- Memeriksa Luggage Trolley (Luggage cart) yang akan digunakan dalam bekerja. Luggage Trolley (Luggage cart) adalah kereta barang yang digunakan oleh Porter (bellboy) untuk membawa barang bawaan tamu.
- Mengikuti intruksi-intruksi khusus.
- Melakukan koordinasi dengan departemen lain.
- Persiapan material dan supplai.
Setelah anda membaca loog book dan menindaklanjuti pekerjaan shift
sebelumnya maka anda harus meneliti daftar kedatangan tamu yang
diharapkan merupakan data yang sangat bermanfaat karena mengandung
informasi yang terinci mengenai tamu-tamu yang akan menginap. Porter (Bellboy) merupakan orang pertama atau orang kedua yang mereka
temui pada saat masuk ke dalam suatu hotel. Oleh karena itu anda sebagai
seorang porter (Bellboy) harus mengingat pentingnya kesan pertama.
Pelayanan dan tindakan-tindakan porter (Bellboy) dapat mempengaruhi
sikap para tamu. Layanan yang buruk dapat mengakibatkan tamu mempunyai
kesan yang negatif mengenai para staff dan hotel itu sendiri, sehingga
tamu tidak akan menikmati suasana yang nyaman selama menginap. Seorang
porter (Bellboy) dapat membuat tamu merasa puas dan senang tinggal di
hotel.
B. Menyambut tamu
Ketika anda sudah mengetahui tamu-tamu yang akan tiba maka anda harus mempersiapkan diri untuk menyambut tamu dengan :
- Memnyambut dan memberikan respon secepatnya pada tamu yang baru tiba.
- Menyapa tamu dengan menyebut namanya jika memungkinkan.
- Melakukan kontak mata dan tunjukan ekspresi yang positif.
- Menyapa tamu-tamu dengan senyum yang ramah dan sopan.
- Memperlakukan semua tamu sebagai individu-individu.
- Menunjukan kepada tamu bahwa mereka adalah orang-orang penting dengan cara segera memberikan perhatian dan menawarkan bantuan.
- Memperhatikan barang-barang bawaan mereka dengan sebaik-baiknya.
- Saat mobil memasuki Main Entrance, buka pintu mobil dan berikan salam selamat datang.
- Pada saat tamu turun berikan peringatan agar hati-hati.
- Tanyakan apakah tamu membawa barang atau tidak, bila tamu membawa barang turunkan barang dari bagasi mobil.
- Periksa mobil sekali lagi untuk meyakinkan barang tamu tidak ada yang tertinggal.
- Catat nomor plat mobil, kam tamu tiba dan jumlah barang bawaannya pada Bellboy Errand Card.
- Minta tamu untuk mengecek kondisi dan jumlah barang bawaannya.
- Persilahkan tamu menuju meja pendaftaran.
- Angkat barang dengan luggage trolley dan bawa ke lobby area.